ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА КАК ОСНОВНАЯ ФОРМА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

От плохого начала и конец бывает плохим. Еврипид Практика деловых отношений показывает, что в решении про¬блем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего приме¬няемой. Понятие "деловая беседа" весьма широко и достаточно неопре-деленно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отноше¬ниями. Под деловой беседой понимают речевое общение между собесед-никами, которые имеют необходимые полномочия от своих органи¬заций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их ре¬шению. Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую един-ственной возможностью убедить собеседника в обоснованности ва¬шей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения. Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабо¬чих идей и замыслов; контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; поддержание деловых контактов; стимулирование деловой активности. Основными этапами деловой беседы являются: начало беседы; информирование партнеров; аргументирование выдвигаемых положений; принятие решения; завершение беседы. Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые они хотят получить. Но практически всегда появляется "внут-ренний тормоз", когда речь идет о начале беседы. Как начинать? С чего начинать? Какие фразы более всего подходят? Некоторые парт¬неры допускают ошибку, игнорируя этот этап, переходят сразу к сути проблемы. Можно, образно говоря, сказать, что они переходят к началу поражения. Образно говоря, этот процесс можно сравнить с настройкой ин-струментов перед концертом. В любом случае на этом этапе беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собесед¬нику. Ведь начало беседы — это своеобразный мостик между нами и собеседником. На первой фазе беседы ставятся следующие задачи: установить контакт с собеседником; создать благоприятную атмосферу для беседы; привлечь внимание к теме разговора; пробудить интерес собеседника. Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социаль¬ных уровнях (по положению, образованию и т.д.). Причина заклю¬чается в том, что первые фразы беседы оказываются слишком не¬значительными. Следует иметь в виду, что именно несколько пер¬вых предложений часто решающим образом воздействуют на собе¬седника, т.е. на его решение выслушать нас или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора — часто из любопытства или ожидания чего-то нового. Именно пер¬вые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседни¬ка к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас. Ниже приведены несколько типичных примеров так называемого само¬убийственного начала беседы. Так, следует всегда избегать извинений, проявления при¬знаков неуверенности. Негативные примеры: "Извините, если я помешал..."; "Я бы хотел еще раз услышать..."; "Пожа¬луйста, если у вас есть время меня выслушать... ". Нужно избегать любых проявлений неуважения и прене¬брежения к собеседнику, о которых говорят следующие фра¬зы: "Давайте с вами быстренько рассмотрим... "; "Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам... "; "А у меня на этот счет другое мнение... ". Не следует своими первыми вопросами вынуждать со¬беседника подыскивать контраргументы и занимать обо¬ронительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки зрения психо¬логии это промах. Существует множество способов начать беседу, но практика вы-работала ряд "правильных дебютов". Вот некоторые из них. 1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный кон-такт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, ко¬торая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы. 2. Метод "зацепки" позволяет кратко изложить ситуацию или про-блему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успе¬хом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос. 3. Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу, без какого бы то ни было вступления. Схематично это выгля¬дит следующим образом: мы вкратце сообщаем причины, по кото¬рым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот прием является "холод¬ным" и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых кон¬тактов. Очень важно помнить о нашем личном подходе к беседе. Основ¬ное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого "вы-подхода". "Вы-подход" — это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: "Что бы нас интере¬совало, будь мы на месте нашего собеседника?"; "Как бы мы реаги¬ровали на его месте?". Это уже первые шаги в направлении "вы-подхода". Мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста. Конечно, трудностей в начале беседы не избежать. Любой человек, живущий в гуще событий и общающийся со множеством людей, постепенно накапливает опыт, фор¬мирует свои представления о приемах общения с людьми. Это следует иметь в виду, если возникают сложности в начале беседы, особенно с незнакомыми собеседниками. Типич¬ным примером является спонтанное возникновение сим¬патии или антипатии, в основе которых лежит личное впе¬чатление, вызванное тем, что наш собеседник нам кого-то напоминает. Это может оказать позитивное, нейтральное или даже негатив¬ное воздействие на ход беседы. Особенно опасно, если случайное впечатление подкрепится схематичным мышлением. Таким образом возникают предубеждения и предрассудки. В таких случаях нужно действовать осмотрительно, не торопясь.